Zásady zpracování osobních údajů

Společnosti skupiny Alviso · Verze 3.0 · Účinná od 24. 9. 2026 · Podle čl. 13 a 14 nařízení (EU) 2016/679 (GDPR)

Tento dokument popisuje, jak společnosti skupiny Alviso zpracovávají osobní údaje kandidátů, uchazečů a dalších osob, se kterými jsme v kontaktu.

1. Kdo je správcem vašich údajů

Tyto zásady se vztahují na následující společnosti. Všechny jsou dceřinými společnostmi mateřské společnosti Alviso Group s.r.o. a tvoří jednu skupinu zabývající se recruitmentem se společným vedením; liší se především zaměřením (Alviso Recruitment a Alviso Consulting: Recruitment a poradenství; Alviso Executive Search: Executive search; Pixley: IT role):

Alviso Recruitment s.r.o. IČO 03614379
Janáčkovo nábřeží 133/61, Malá Strana, 150 00 Praha 5
Zaměření: Recruitment, poradenství
Alviso Executive Search s.r.o. IČO 23514817
Janáčkovo nábřeží 133/61, Malá Strana, 150 00 Praha 5
Zaměření: Executive search
Alviso Consulting s.r.o. IČO 19420161
Šatrova 529/18, Libuš, 142 00 Praha 4
Zaměření: Recruitment, poradenství
Pixley s.r.o. IČO 03634892
Šatrova 529/18, Libuš, 142 00 Praha 4
Zaměření: IT role

Pro společnou databázi kandidátů vystupují tyto společnosti jako společní správci podle čl. 26 GDPR - podstatu našeho ujednání o společném správcovství shrnujeme v části 4. Pro výběrová řízení, která daná společnost sama vede, pro své smluvní vztahy a účetnictví je každá společnost samostatným správcem.

Která společnost s vámi právě jedná?

Váš výběrový proces vede vždy konkrétní společnost skupiny - ta, která vás oslovila nebo spolupracuje s daným klientem. Pokud si nejste jisti, napište nám na gdpr@alviso.cz - vaši žádost vyřídíme za celou skupinu bez ohledu na to, které společnosti ji adresujete.

Nemáme zákonnou povinnost jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů podle čl. 37 GDPR. Pro veškeré dotazy k ochraně osobních údajů jsme zřídili jednotný kontakt gdpr@alviso.cz.

2. Odkud vaše údaje máme

Většinu kandidátů oslovujeme sami. Vaše údaje proto můžeme mít z těchto zdrojů:

  • Přímo od vás - když nám pošlete životopis, odpovíte na naši zprávu, vyplníte formulář nebo se s námi potkáte na akci.
  • Z veřejných profesních sítí a profilů - zejména LinkedIn, dále například GitHub, osobní weby nebo seznamy řečníků na konferencích.
  • Z pracovních portálů, na kterých máte zveřejněný svůj profil.
  • Z doporučení od vašich známých nebo kolegů. V takovém případě od nich přebíráme pouze kontaktní údaj a základní informaci o vaší profesi.

Z veřejných zdrojů přebíráme jen údaje, které skutečně potřebujeme k posouzení vhodnosti pro pracovní příležitosti - tedy profesní informace, ne vše, co je na profilu dostupné.

Pokud jsme vaše údaje získali z jiného zdroje než přímo od vás, informujeme vás o tom nejpozději při prvním kontaktu, a to odkazem na tento dokument.

Jak vás oslovujeme

Poprvé vás zpravidla oslovujeme prostřednictvím profesní sítě, na které máte zveřejněný svůj profil, telefonicky nebo reagujeme na vaši vlastní poptávku. Pracovní nabídky zasílané e‑mailem jsou obchodním sdělením podle zákona č. 480/2004 Sb. - e‑mailem vám je proto zasíláme jen s vaším souhlasem nebo na vaši žádost a každá taková zpráva obsahuje jednoduchou možnost další nabídky odmítnout.

3. Jaké údaje zpracováváme a proč

Kategorie údajůÚčelPrávní základ
Identifikační a kontaktní údaje - jméno, příjmení, e‑mail, telefon, město či region Oslovení, komunikace a vedení výběrového procesu Oprávněný zájem, čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR
Profesní profil - životopis, pracovní zkušenosti, vzdělání, dovednosti a technologie, jazykové znalosti, odkaz na veřejný profesní profil Posouzení vhodnosti pro konkrétní i budoucí pracovní příležitosti Oprávněný zájem, čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR
Očekávání a dostupnost - představa o mzdě nebo sazbě, termín nástupu, výpovědní lhůta, preferovaná forma spolupráce Nalezení pracovní příležitosti, která odpovídá vašim představám Oprávněný zájem, čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR
Záznamy z komunikace - poznámky ze screeningových hovorů a pohovorů, e‑mailová korespondence Vedení a dokumentace výběrového procesu Oprávněný zájem, čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR
Předání vašeho profilu klientovi - životopis a profesní profil relevantní pro konkrétní pozici Představení vaší kandidatury konkrétnímu potenciálnímu zaměstnavateli Souhlas, čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR - před předáním vám vždy sdělíme, o kterou společnost jde, a vyžádáme si vaše potvrzení
Průběh u klienta - stav vaší kandidatury, zpětná vazba z pohovoru Koordinace výběrového řízení a zpětná vazba pro vás Oprávněný zájem, čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR
Smluvní a fakturační údaje - u kontraktorů a OSVČ, kteří uzavírají smlouvu přímo s některou z našich společností Uzavření a plnění smlouvy, účetnictví a daně Smlouva, čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR / Právní povinnost, čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR

Co záměrně nezpracováváme

K naší práci nepotřebujeme a cíleně nesbíráme zvláštní kategorie osobních údajů podle čl. 9 GDPR - tedy údaje o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání nebo filozofickém přesvědčení, členství v odborech, zdravotním stavu, sexuálním životě nebo sexuální orientaci, ani genetické a biometrické údaje sloužící k jedinečné identifikaci. Stejně tak nezpracováváme údaje o trestních odsouzeních a činech podle čl. 10 GDPR, rodné číslo, datum narození, státní příslušnost nad rámec informace o oprávnění pracovat v dané zemi ani vaši fotografii. Pokud takové údaje obsahuje váš životopis, nepoužíváme je k posouzení vaší vhodnosti a na požádání je odstraníme.

Náš oprávněný zájem

Naším oprávněným zájmem je provozovat činnost recruitmentu a propojovat kandidáty s pracovními příležitostmi, které odpovídají jejich zkušenostem a představám. Před zahájením zpracování jsme provedli test proporcionality a zpracování jsme omezili na údaje, které k tomu skutečně potřebujeme. Proti zpracování založenému na oprávněném zájmu můžete kdykoli podat námitku - viz část 9.

4. Sdílení uvnitř skupiny Alviso a společné správcovství

Společnosti uvedené v části 1 sdílejí společnou databázi kandidátů. Díky tomu vám můžeme nabídnout příležitosti napříč celou skupinou, aniž byste se museli registrovat u každé společnosti zvlášť. Právním základem tohoto sdílení je náš oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR, ke kterému jsme provedli a zdokumentovali test proporcionality.

Pokud vás oslovila konkrétní společnost skupiny (například recruiter zastupující Alviso Executive Search), upozorníme vás na sdílení v rámci skupiny nejpozději při prvním kontaktu. Sdílení můžete kdykoli odmítnout na gdpr@alviso.cz - vaše údaje pak zpřístupníme pouze té společnosti, se kterou skutečně jednáte. Pokud jste se na nás obrátili sami přes společný kontakt skupiny nebo jste reagovali na inzerát více našich společností, údaje v rámci skupiny sdílíme od začátku.

Společné správcovství: pro společnou databázi jsme společnými správci podle čl. 26 GDPR. Podstata našeho ujednání: provoz databáze a plnění informačních povinností zajišťuje Alviso Recruitment s.r.o.; každá společnost odpovídá za výběrová řízení, která sama vede; žádosti a dotazy vyřizujeme centrálně přes gdpr@alviso.cz. Svá práva můžete uplatnit u kterékoli ze společností uvedených v části 1.

5. Komu údaje předáváme

PříjemcePostaveníRozsah a podmínky
Klienti - potenciální zaměstnavatelé a objednatelé Samostatný správce Předáváme profesní profil relevantní pro konkrétní pozici, a to s vaším souhlasem - vždy vám předem sdělíme, o kterou společnost jde, a bez vašeho potvrzení profil neodešleme. Po předání zpracovává klient vaše údaje jako samostatný správce podle svých vlastních zásad.
Poskytovatelé IT služeb - cloudové úložiště, e‑mail, databáze kandidátů, nástroje pro strukturování textu včetně asistentů s umělou inteligencí Zpracovatel Smlouva o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR. Aktuální seznam poskytneme na vyžádání.
Účetní, daňoví a právní poradci Zpracovatel nebo samostatný správce V rozsahu nezbytném pro plnění zákonných povinností a ochranu právních nároků.
Orgány veřejné moci Samostatný správce Pouze tehdy, ukládá‑li nám to zákon.

Vaše údaje neprodáváme a nepředáváme je k marketingovým účelům třetích stran.

6. Profilování a automatizované zpracování

Když posuzujeme, zda odpovídáte požadavkům konkrétní pozice, a sestavujeme užší výběr kandidátů, jde o profilování ve smyslu čl. 4 odst. 4 GDPR. Při strukturování a shrnování životopisů a poznámek z pohovorů používáme také automatizované nástroje; jejich výstupy vždy kontroluje člověk a žádný z nich kandidáty automaticky nevyřazuje.

O kandidátech nerozhodujeme automatizovaně. O tom, zda vás doporučíme klientovi, rozhoduje vždy člověk. Nepoužíváme automatizované vyřazování kandidátů ani algoritmické bodování bez lidské kontroly.

7. Předávání mimo EU a EHP

Vaše údaje zpracováváme primárně v rámci Evropské unie. Někteří naši poskytovatelé IT služeb mohou údaje zpracovávat i mimo EHP. V takovém případě se předání opírá o rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně, nebo o standardní smluvní doložky přijaté Evropskou komisí. Podrobnosti vám rádi poskytneme na vyžádání.

8. Jak dlouho údaje uchováváme

ÚdajeDoba uchování
Kandidát v databázi2 roky od posledního relevantního kontaktu s vámi. Poté údaje smažeme nebo anonymizujeme.
Probíhající výběrové řízeníPo dobu řízení a dále 6 měsíců pro případ zpětné vazby, opětovného otevření pozice nebo obhajoby právních nároků.
Mzdové očekávání, dostupnost a výpovědní lhůta6 měsíců - tyto údaje rychle zastarávají a nemá smysl je držet déle.
Realizovaný nástup nebo smluvní vztahPo dobu trvání vztahu a dále po dobu zákonných promlčecích lhůt.
Účetní a daňové dokladyPo dobu stanovenou právními předpisy, zpravidla 5 až 10 let.
Údaje po vaší námitce nebo žádosti o výmazVymažeme bez zbytečného odkladu. Ponecháváme si pouze minimální záznam o tom, že si nepřejete být kontaktováni, abychom vás neoslovili znovu.

Prodloužení se souhlasem

Před uplynutím dvouleté doby se vás můžeme jednou zeptat, zda si přejete v naší databázi zůstat. Pokud to potvrdíte, uchováme vaše údaje i nadále - právním základem je od té chvíle váš souhlas podle čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR. Souhlas můžete kdykoli odvolat na gdpr@alviso.cz, stejně snadno, jako jste ho udělili; po odvolání údaje bez zbytečného odkladu smažeme. Pokud na dotaz neodpovíte nebo vás nezastihneme, údaje po uplynutí doby smažeme. S tímto dotazem se ozveme nejvýše jednou za dva roky.

9. Vaše práva

Ve vztahu ke svým osobním údajům máte tato práva:

  • Právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu. Pokud námitku podáte, zpracování ukončíme, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody, které převažují nad vašimi zájmy a právy.
  • Právo na přístup - můžete si vyžádat kopii údajů, které o vás vedeme.
  • Právo na opravu nepřesných nebo neúplných údajů.
  • Právo na výmaz, jsou‑li splněny podmínky čl. 17 GDPR.
  • Právo na omezení zpracování po dobu, kdy ověřujeme přesnost údajů nebo posuzujeme vaši námitku.
  • Právo na přenositelnost u údajů zpracovávaných automatizovaně na základě smlouvy nebo souhlasu.
  • Právo odvolat souhlas tam, kde je zpracování na souhlasu založeno. Odvoláním není dotčena zákonnost dosavadního zpracování.

Uplatnit kteroukoli žádost můžete e‑mailem - stačí jedna zpráva pro celou skupinu Alviso:

gdpr@alviso.cz

Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do jednoho měsíce od doručení žádosti. Ve složitějších případech můžeme lhůtu prodloužit, o čemž vás vyrozumíme.

Stížnost u dozorového úřadu

Pokud s naším postupem nesouhlasíte, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, uoou.gov.cz. Budeme rádi, když se nejprve obrátíte na nás - většinu situací dokážeme vyřešit rychle a přímo.

10. Zabezpečení a cookies

Přístup k údajům kandidátů mají pouze pověření pracovníci skupiny Alviso, kteří je potřebují ke své práci. Používáme šifrovaný přenos, vícefaktorové ověřování a řízení přístupových oprávnění. S každým poskytovatelem IT služeb máme uzavřenou smlouvu o zpracování osobních údajů.

Webové stránky alviso.cz nepoužívají analytické ani marketingové cookies a nesledují vaše chování na webu.

11. Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme aktualizovat, například při změně našich služeb nebo právní úpravy. Aktuální znění najdete vždy na této stránce. Pokud dojde k podstatné změně, upozorníme na ni kandidáty, se kterými jsme v aktivním kontaktu.

Verze 3.0, účinná od 24. 9. 2026. Nahrazuje verzi 2.1 účinnou od 1. 8. 2026.

Privacy Notice

Companies of the Alviso group · Version 3.0 · Effective from 24 September 2026 · Pursuant to Articles 13 and 14 of Regulation (EU) 2016/679 (GDPR)

This notice explains how the companies of the Alviso group process the personal data of candidates, applicants and other people we are in contact with.

1. Who is the controller of your data

This notice applies to the following companies. All of them are subsidiaries of the parent company Alviso Group s.r.o. and form one recruitment group with common management; they differ mainly in specialisation (Alviso Recruitment and Alviso Consulting: Recruitment and consulting; Alviso Executive Search: Executive search; Pixley: IT roles):

Alviso Recruitment s.r.o. Company ID 03614379
Janáčkovo nábřeží 133/61, Malá Strana, 150 00 Prague 5, Czech Republic
Focus: Recruitment, consulting
Alviso Executive Search s.r.o. Company ID 23514817
Janáčkovo nábřeží 133/61, Malá Strana, 150 00 Prague 5, Czech Republic
Focus: Executive search
Alviso Consulting s.r.o. Company ID 19420161
Šatrova 529/18, Libuš, 142 00 Prague 4, Czech Republic
Focus: Recruitment, consulting
Pixley s.r.o. Company ID 03634892
Šatrova 529/18, Libuš, 142 00 Prague 4, Czech Republic
Focus: IT roles

For the shared candidate database these companies act as joint controllers under Article 26 GDPR - the essence of our joint-controllership arrangement is summarised in section 4. For the recruitment processes a given company runs itself, for its own contractual relationships and for accounting, each company is a separate controller.

Which company is dealing with you?

Your recruitment process is always run by one specific group company - the one that contacted you or works with the client in question. If you are not sure, write to gdpr@alviso.cz - we will handle your request on behalf of the entire group, regardless of which company you address it to.

We are not required to appoint a Data Protection Officer under Article 37 GDPR. For all data protection matters we have set up a single point of contact: gdpr@alviso.cz.

2. Where we obtained your data

We approach most candidates ourselves, so we may hold your data from the following sources:

  • Directly from you - when you send us your CV, reply to our message, complete a form, or meet us at an event.
  • Public professional networks and profiles - primarily LinkedIn, and also GitHub, personal websites or conference speaker listings.
  • Job boards on which your profile is published.
  • Referrals from your contacts or colleagues. In such cases we take only a contact detail and basic information about your profession.

From public sources we take only the data we genuinely need to assess your fit for job opportunities - professional information, not everything available on your profile.

Where we obtained your data from a source other than you, we inform you no later than at first contact by linking to this notice.

How we approach you

We usually first approach you through the professional network on which your profile is published, by phone, or in response to your own enquiry. Job offers sent by email qualify as commercial communications under Czech Act No. 480/2004 Coll. - we therefore send them by email only with your consent or at your request, and every such message includes a simple way to opt out of further offers.

3. What data we process and why

Category of dataPurposeLegal basis
Identification and contact data - first name, surname, email, phone, city or region Reaching out, communication and running the recruitment process Legitimate interest, Art. 6(1)(f) GDPR
Professional profile - CV, work experience, education, skills and technologies, languages, link to a public professional profile Assessing your suitability for current and future opportunities Legitimate interest, Art. 6(1)(f) GDPR
Expectations and availability - your idea of salary or rate, start date, notice period, preferred form of engagement Finding a job opportunity that matches your preferences Legitimate interest, Art. 6(1)(f) GDPR
Communication records - notes from screening calls and interviews, email correspondence Running and documenting the recruitment process Legitimate interest, Art. 6(1)(f) GDPR
Sharing your profile with a client - CV and professional profile relevant to a specific role Introducing your candidacy to a specific prospective employer Consent, Art. 6(1)(a) GDPR - we always tell you in advance which company is involved and ask for your confirmation before sharing
Progress with a client - status of your application, interview feedback Coordinating the selection process and giving you feedback Legitimate interest, Art. 6(1)(f) GDPR
Contractual and billing data - for contractors and self-employed professionals who contract directly with one of our companies Concluding and performing a contract, accounting and tax Contract, Art. 6(1)(b) GDPR / Legal obligation, Art. 6(1)(c) GDPR

What we deliberately do not process

We do not need and do not deliberately collect special categories of personal data under Article 9 GDPR - that is data revealing racial or ethnic origin, political opinions, religious or philosophical beliefs, trade-union membership, data concerning health, sex life or sexual orientation, or genetic and biometric data for the purpose of uniquely identifying a person. We likewise do not process data relating to criminal convictions and offences under Article 10 GDPR, nor your birth number, date of birth, nationality beyond your right to work in a given country, or your photograph. If your CV contains such data, we do not use it to assess your suitability and we will remove it on request.

Our legitimate interest

Our legitimate interest is to operate a recruitment business and to connect candidates with opportunities that match their experience and preferences. Before starting the processing we carried out a balancing test and limited the processing to the data we genuinely need. You may object to processing based on legitimate interest at any time - see section 9.

4. Sharing within the Alviso group and joint controllership

The companies listed in section 1 share a common candidate database. This allows us to offer you opportunities across the whole group without you having to register with each company separately. The legal basis for this sharing is our legitimate interest under Article 6(1)(f) GDPR, supported by a documented balancing test.

If you were approached by one specific group company (for example a recruiter representing Alviso Executive Search), we will point out the group-wide sharing no later than at first contact. You can decline the sharing at any time at gdpr@alviso.cz - we will then make your data available only to the company you are actually dealing with. If you contacted us yourself through the group's central channel, or responded to an advert placed by several of our companies, we share the data within the group from the start.

Joint controllership: for the shared database we are joint controllers under Article 26 GDPR. The essence of our arrangement: Alviso Recruitment s.r.o. operates the database and ensures the information duties; each company is responsible for the recruitment processes it runs itself; requests and enquiries are handled centrally via gdpr@alviso.cz. You may exercise your rights against any of the companies listed in section 1.

5. Who we share your data with

RecipientRoleScope and conditions
Clients - prospective employers and engaging companies Separate controller We share the professional profile relevant to a specific role, with your consent - we always tell you in advance which company is involved and we do not send your profile without your confirmation. Once shared, the client processes your data as a separate controller under its own privacy notice.
IT service providers - cloud storage, email, candidate database, text-structuring tools including AI assistants Processor Covered by a data processing agreement under Article 28 GDPR. A current list is available on request.
Accounting, tax and legal advisers Processor or separate controller Only to the extent necessary to meet legal obligations and defend legal claims.
Public authorities Separate controller Only where required by law.

We do not sell your data and we do not share it for third-party marketing purposes.

6. Profiling and automated processing

When we assess whether you match the requirements of a specific role and build a shortlist, this constitutes profiling within the meaning of Article 4(4) GDPR. When structuring and summarising CVs and interview notes we also use automated tools; their outputs are always reviewed by a human and none of them automatically rejects candidates.

We do not decide about candidates by automated means. A human always decides whether to recommend you to a client. We do not use automated rejection of candidates or algorithmic scoring without human review.

7. Transfers outside the EU and EEA

We process your data primarily within the European Union. Some of our IT service providers may process data outside the EEA. In such cases the transfer relies on a European Commission adequacy decision or on standard contractual clauses adopted by the European Commission. We are happy to provide details on request.

8. How long we keep your data

DataRetention period
Candidate in our database2 years from our last relevant contact with you. After that we delete or anonymise the data.
Ongoing recruitment processFor the duration of the process and a further 6 months, for feedback, a possible reopening of the role, or the defence of legal claims.
Salary expectations, availability and notice period6 months - this information becomes outdated quickly and there is no point keeping it longer.
Completed placement or contractual relationshipFor the duration of the relationship and then for the applicable statutory limitation periods.
Accounting and tax documentsFor the period required by law, typically 5 to 10 years.
Data after your objection or erasure requestDeleted without undue delay. We keep only a minimal record that you do not wish to be contacted, so that we do not approach you again.

Extension with your consent

Before the two-year period expires, we may ask you once whether you wish to stay in our database. If you confirm, we will keep your data - from that point the legal basis is your consent under Article 6(1)(a) GDPR. You can withdraw it at any time at gdpr@alviso.cz, as easily as you gave it; after withdrawal we delete your data without undue delay. If you do not reply or we cannot reach you, we delete your data once the period expires. We will ask this question no more than once every two years.

9. Your rights

In relation to your personal data you have the following rights:

  • Right to object to processing based on legitimate interest. If you object, we will stop the processing unless we can demonstrate compelling legitimate grounds that override your interests and rights.
  • Right of access - you can request a copy of the data we hold about you.
  • Right to rectification of inaccurate or incomplete data.
  • Right to erasure, where the conditions of Article 17 GDPR are met.
  • Right to restriction of processing while we verify the accuracy of the data or assess your objection.
  • Right to data portability for data processed by automated means on the basis of a contract or consent.
  • Right to withdraw consent where processing is based on consent. Withdrawal does not affect the lawfulness of processing carried out before it.

You can exercise any of these rights by email - one message covers the entire Alviso group:

gdpr@alviso.cz

We respond without undue delay and no later than one month from receiving your request. In more complex cases we may extend this period and will inform you if we do.

Complaint to a supervisory authority

If you disagree with how we handle your data, you have the right to lodge a complaint with the Czech Data Protection Authority (Úřad pro ochranu osobních údajů), Pplk. Sochora 27, 170 00 Prague 7, uoou.gov.cz. We would appreciate it if you contacted us first - most situations can be resolved quickly and directly.

10. Security and cookies

Candidate data is accessible only to authorised Alviso group staff who need it for their work. We use encrypted transmission, multi-factor authentication and access rights management. We have a data processing agreement in place with every IT service provider.

The alviso.cz website does not use analytics or marketing cookies and does not track your behaviour on the site.

11. Changes to this notice

We may update this notice, for example when our services or the applicable law change. The current version is always available on this page. If a material change occurs, we will notify candidates we are in active contact with.

Version 3.0, effective from 24 September 2026. Replaces version 2.1 effective from 1 August 2026.